10 wskazówek dotyczących zarządzania czasem

30 marca
Derek Gibb, Engagement Manager
10 wskazówek dotyczących zarządzania czasem
Niektóre proste zasady samoorganizacji mogą pomóc ci zyskać nawet dwie godziny dziennie i pomóc ci przestać przepracowywać się, o ile nie jest to absolutnie konieczne. Będziesz także w stanie sprawniej zarządzać pilnymi zadaniami i zadbać o nerwy. Derek Gibb, Engagement Manager z naszego szwajcarskiego biura w Zugu, pracuje jednocześnie z wieloma klientami i zespołami projektowymi i  na co dzień poświęca wiele uwagi planowaniu własnego czasu. Poprosiliśmy Dereka, aby podzielił się z nami swoimi sprawdzonymi metodami zarządzania czasem w ramach DataArt Digital Wellbeing Weeks.
  1. Monitoruj swój kalendarz - przeglądaj kalendarz dwa razy dziennie, na przykład rano i ponownie po obiedzie. Zadaj sobie pytanie: „Czy naprawdę muszę iść na to spotkanie? Czy mogę coś dodać od siebie lub realnie zyskać coś dzięki uczestnictwu w wideokonferencji?”.
  2. Lista rzeczy do zrobienia - poświęć 9 minut na aktualizację listy rzeczy do zrobienia, a następnie kolejną minutę na zadaniom priorytetu. Zastanów się, co jest krytyczne z perspektywy czasu, i bądź bezstronny, oceniając, czy ustaliłeś priorytety w oparciu o to, co chcesz - a nie potrzebujesz - zrobić.
  3. Timebox - kiedy masz zadanie, utwórz spotkanie w kalendarzu i trzymaj się tego przydziału czasu.
  4. Rozpraszanie uwagi - rozpraszanie jest największym zabójcą efektywności. Jeśli masz skłonność do rozpraszania się, zidentyfikuj, co cię rozprasza, umieść na liście  i poświęć czas na zrobienie tego później.
  5. Wyłącz powiadomienia - jeśli jest coś ważnego, co wymaga poświęcenia znacznej ilości czasu, wyłącz wszelkie notyfikacje (Skype, Ms Teams, e-maile, telefon itp.). Zaplanuj 10-minutowy przegląd komunikatorów co godzinę - może cię to na początku przerażać, ale tak naprawdę wszystko może poczekać godzinę.
  6. Uważaj na ludzi, którzy lubią rozmawiać. Owszem, ludzie zasługują na uwagę. Jeśli twój kolega ma pytanie lub po prostu chce podzielić się czymś, o czym myśli, najlepiej go wysłuchać i spróbować pomóc. Z drugiej strony nie ma nic złego w pytaniu, jak pilna jest reakcja na ten nagły problem. Jeśli pomoc jakiejś osobie zajmie ci zbyt dużo czasu, to niestety będziesz musiał wyznaczyć granice. W końcu możesz mieć równie pilne sprawy do załatwienia.
  7. Spotkania - jak wyżej, zawsze miej plan. Zastanów się, co chcesz wynieść ze spotkania, i odpowiednio je zaplanuj. Jeśli uzyskasz pożądany wynik w wyznaczonym czasie, zamknij spotkanie wcześniej lub przeproś i je opuść.
  8. Deleguj - jeśli to możliwe, poproś kogoś o przejęcie zadań, w zakresie których jest bardziej wykwalifikowanylub ma większe doświadczenie. Podczas delegowania wyjaśnij tak szczegółowo, jak to możliwe, co jest wymaganei jaki jest cel zadania. Daj tej osobie 20 minut zanim zapytasz, czy potrzebuje wyjaśnień, a na koniec omówcie zadanie wspólnie.
  9. Nie walcz o perfekcję - często istnieje pokusa, aby dopracować zadania w dziedzinie, z której jesteśmy dumni i / lub lubimy się nią zajmować kosztem innych zadań. Oceń swoją pracę i zapytaj, czy udało ci się osiągnąć to, co jest wymaganena odpowiednim poziomie? Jeśli tak, przejdź do następnego zadania.
  10. Niecierpliwość to cnota - nie trać czasu na czekanie na innych. Jeśli czyjeś dane wyjściowe są twoimi danymi wejściowymi, poinformuj tę osobę na początku, na kiedy powinna je dostarczyć, i sprawdź w 80% przebiegu zadania, aby upewnić się, że jest ona blisko ukończenia zadania.

Nie trzeba być szorstkim, ucinając wypowiedź kolegi w połowie zdania lub odmawiając mu pomocy, aby trzymać się własnego planu - kluczem jest konsekwencja. Nie zapomnij zarezerwować czasu również na wykonywanie pozornie niewielkich zadań.