Excel: triki i porady ułatwiające korzystanie z arkuszy i makr

23 lipca
Franco Pirovano
Excel: triki i porady ułatwiające korzystanie z arkuszy i makr
W pewnym momencie życia zawodowego z pewnością natkniesz się na słynny (lub niesławny) arkusz kalkulacyjny stworzony przez firmę Microsoft, który jest niezwykle pomocny we wszelkiego rodzaju zarządzaniu, raportowaniu i operacjach. Excel jest narzędziem używanym we wszystkich sektorach biznesu, czy to do tworzenia formuł, zapisywania danych, czy przetwarzania dużej ilości informacji - mam nadzieję, że nie będziesz tego potrzebować (dla własnego dobra).

W tym artykule prezentuję kilka wskazówek, jak najlepiej wykorzystać program Excel, zwiększyć produktywność i zaoszczędzić czas, który można poświęcić na inne zadania - na przykład na filiżankę kawy!

1. Najgorszy wróg

Przede wszystkim poświęćmy chwilę, aby podkreślić, czego należy za wszelką cenę unikać podczas pracy z tym narzędziem, jeśli planujesz się z nim dogadać: nadmiernego używania myszy. Założę się, że myślisz: „Co? Dlaczego mam zrezygnować z myszy? Przesuwanie kursora po ekranie i klikanie w to, co chcę jest przecież przydatne”.

BŁĄD! MYSZ JEST NAJGORSZĄ OPCJĄ. 

Znaczna ilość czasu spędzona na manewrowaniu dłonią, aby chwycić mysz, poruszyć kursor, kliknąć coś, potem pisać na klawiaturze, a na koniec robić wszystko od nowa, nie jest tego warta i zdecydowanie można tego uniknąć.

2. Skróty i wskazówki dotyczące klawiatury

Kiedy pozbędziesz się myszy, zaczniesz używać niezawodnych skrótów. W Excelu jest ich wiele, wykluczymy te używane w makrach. Oto te, które lubię najbardziej:

  • Przejdź na koniec wiersza lub kolumny -> (CTRL + klawisze strzałek). Aby zaznaczyć linię, przytrzymaj klawisz SHIFT.
  • Zaznacz całą kolumnę -> (CTRL + spacja) lub wiersz -> (SHIFT + spacja). Naciśnij oba, aby zaznaczyć cały arkusz.
  • Wybierz wiersz lub kolumnę i usuń go -> (CTRL -) lub dodaj nowy -> (CTRL +)
  • Dodaj nowy arkusz -> ( SHIFT + F11).
  • Przeskocz między kartami: W lewo -> (CTRL + PageUp) W prawo -> (CTRL + PageDown) .
  • Wklej specjalnie -> ( CTRL + ALT + V). Bardzo przydatne, gdy chcemy pozbyć się formuł i otrzymać wynik jako wartość.

Załóżmy, że stworzyłeś bardzo skomplikowaną formułę i chcesz, żeby Excel przeliczył ją dla wszystkich wierszy w twojej olbrzymiej tabeli danych. Oto mój sposób, jak w kilka chwil rozciągnąć tę formułę na wszystkie wiersze tabeli:

img

1. Skopiuj komórkę z twoją nową formułą. Zakładam, że znajduje się w pierwszym wierszu twojej tabeli z danymi (CTRL + C).

2. Przeskocz w lewo (lub w prawo) – w zależności, gdzie znajdują się dane, na których bazuje formuła.

3. Przejdź na sam dół tabeli (CTRL + strzałka w dół).

4. Wróć w prawo (lub w lewo) do kolumny, w której ma znaleźć się twoja nowa formuła.

5. Zaznacz komórki, do których chcesz dodać twoją nową formułę – w tym celu wciśnij klawisze (CTRL + SHIFT + strzałka w górę). Na koniec naciśnij ENTER.

Mógłbym dalej wymieniać skróty, ale ten artykuł nigdy by się nie skończył. Dlatego radzę nacisnąć klawisz ALT i wypróbować tyle kombinacji, ile uznasz za przydatne.

3. Ciężki plik

Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się otworzyć plik Excela i nagle komputer został ponownie uruchomiony? W międzyczasie masz tylko nadzieję, że nie ma aktualizacji systemu Windows, które uniemożliwiłyby ponowne uruchomienie... Zapobieganie temu, aby plik stał się zbyt ciężki lub zbyt powolny, to bardzo trudne zadanie; jest jednak kilka prostych kroków, które możemy podjąć, aby powstrzymać komputer przed eksplozją:

  • Użyj rozszerzenia pliku .xlsb. To niewielka zmiana, która pomoże zaoszczędzić miejsce na dysku. Jest również znacznie szybszy niż zwykły plik Excel.
  • Wklej niepotrzebne formuły jako wartość: naciśnij (CTRL + C), aby skopiować i (CTRL + ALT + V, wybierz opcję wartości), aby dodać, oprogramowanie nie będzie musiało obliczać formuły za każdym razem, gdy otwierasz plik lub wprowadzasz zmiany . 
  • Usuń dodatkowe arkusze: Podczas tworzenia pliku puste arkusze są niepotrzebne. 
  • Wiele formatów komórek w jednym arkuszu: Jeśli mamy plik pełen danych, powinniśmy starać się mieć tylko jedną czcionkę i ten sam styl komórki (obramowanie, kolor tła itp.). 
  • Usuń wiersze i kolumny zawierające wartości, które już nie istnieją.   

4. Makra i aktualizacje

Na koniec odkryjemy świat makr w Excelu lub VBA (Visual Basic for Applications), które są przydatne zarówno do wykonywania prostych czynności - takich jak tworzenie formuł i kopiowanie wartości, jak i do pobierania danych z serwera.

Makra w programie Excel mogą być używane na wiele różnych sposobów; jednak musimy wziąć pod uwagę, że do złożonych zadań potrzebna jest wiedza w zakresie programowania. Na szczęście tym, którzy nie są zaznajomieni z tematem, Excel umożliwia zapisywanie wszystkich kroków, które wykonują. Kliknij „Record A Macro”; gdy skończysz, naciśnij go ponownie - utworzy się kod z podjętymi działaniami.

Makra są bardzo pomocne podczas wykonywania codziennych, powtarzalnych zadań. Warto dodać, że uruchamiając makro powinniśmy wyłączyć dodatkowe funkcje, by uniknąć spowolnionego działania aplikacji.

Pamiętaj o następujących komendach:

  • Application.EnableEvents wyłącza wiele zdarzeń.
  • Application.DisplayStatusBar wyłącza pasek stanu.
  • Application.ScreenUpdating wyłącza aktualizacje (zamrażanie ekranu).

Mam nadzieję, że wybrane przeze mnie wskazówki są przydatne i pomogą ci w pełnym zakresie wykorzystać to potężne narzędzie.