Wszystko się zmieni, ale webinary przetrwają

10 czerwca
Elena Shibayeva
Wszystko się zmieni, ale webinary przetrwają

Wideokonferencje, które były dla nas chlebem powszednim jeszcze przed izolacją, obecnie zastąpiły spotkania offline w niemal pełnym zakresie. Społeczności technologiczne DataArt również przeniosły się do świata online. W ciągu ostatnich niemal 3 miesięcy przeprowadziliśmy ponad 50 wydarzeń dostępnych nie tylko dla naszych specjalistów, ale wszystkich zainteresowanych (nie liczę lokalnych inicjatyw podejmowanych przez nasze biura lokalnie). Ponad 90% z uczestników zaznaczyło, że wzięliby udział w wydarzeniu tego typu ponownie i poleciłoby je swoim znajomym. Nasze doświadczenie może nie wydawać się unikalne, ale chciałabym podzielić się trudnościami, jakie napotkaliśmy i tym, jak im zaradzić. Mam nadzieję, że pomoże to komuś innemu uniknąć podobnych błędów.

Kiedy przyjrzysz się serwisom dla specjalistów IT, takim, jak np. Crossweb, okaże się, że ogłaszają ok. 30 tego typu eventów dziennie. Łatwo to wyjaśnić - w dużej mierze jesteśmy obecnie skazani na siedzenie w domu. Oczywiście, za jakiś czas się to zmieni. Znajdą się więc tacy, którzy od razu dodadzą, że wtedy skończy się także moda na webinary, bo spragnieni networkingu specjaliści ruszą na tradycyjne konferencje. Ale prawda jest taka, że webinary zostaną z nami na dłużej - bo są wygodne, a co ważniejsze - już stały się częścią codzienności dla większości z nas.

Co się zmieniło i w jakim kierunku zmierzamy?

Większość specjalistów dostosowało się do przejścia na formaty online doskonale. Wiele osób znalazło wygodne rozwiązania i regularnie łączy się ze światem, by omówić interesujący ich temat. Niektórzy są w tym świetni, inni trochę mniej, ale nawet jeśli kilka miesięcy temu odbiorcy byli w stanie wybaczać drobne techniczne wpadki, obecnie ich tolerancja na tego typu problemy spada. Komentarze nie są już w 100% pozytywne, a ukryta złość realizuje się w formie nieprzychylnych wypowiedzi. Ludzie nie są już zafascynowani faktem, że formaty wydarzeń wciąż się zmieniają, są raczej zmęczeni niekończącym się ciągiem streamów.

Przyszłość, w której wszystkie formaty offline i online harmonijnie współistnieją i są dla siebie konkurencją właśnie nadeszła. Oznacza to wewnętrzny i zewnętrzny charakter eventów staje się wyłącznie kolejnym czynnikiem wpływającym na zainteresowanie odbiorcy, nie głównym z nich. Wybór formatu będzie trudniejszy, a nasza grupa docelowa będzie nawet bardziej wybiórcza podejmując decyzję, w których konferencjach i spotkaniach chce uczestniczyć.

Sukces każdego wydarzenia online determinują 3 czynniki:

  • koncepcja i treść,
  • przygotowanie prelegenta i jakość streamingu,
  • user experience przed, w trakcie i po evencie.

Co możemy zrobić dziś? Pomóc prelegentom poczuć się komfortowo w formatach online i przygotować ich na różne scenariusze.

Jak pomóc prelegentom?

Po masowym przejściu do świata online zauważyliśmy, że nie wszyscy prelegenci czują się komfortowo bez kontaktu z publicznością. Okazało się, że żywa reakcja odbiorcy jest dla nich bardzo istotna, nawet jeśli nie zdawali sobie wcześniej z tego sprawy, a jej brak przełożył się na spadek jakości wielu prezentacji. Co więcej, zdaliśmy sobie sprawę, że proces przygotowania powinien być podzielony na dwa etapy: przygotowanie prelegenta bądź prelegentki i weryfikacja technicznej gotowości do transmisji. Prelegenci są odpowiedzialni za treść i prezentację. Kiedy pracują nad contentem, rolą firmy jest objęcie ich opieką. Zacznijmy od przetestowania wszystkich technicznych niuansów: połączenia internetowego, dżwięku, światła, przejścia slajdów, itd. W DataArt przeprowadziliśmy już na tyle konferencji online, że możemy pewnym tonem stwierdzić, że większość prelegentów mierzy się z tymi samymi problemami. Bazując na naszym doświadczeniu, stworzyliśmy dla naszych specjalistów przewodnik, który pozwala im opanować wszystkie etapy przygotowania i przeprowadzenia prezentacji online.

Przed każdym webinarem wysyłamy prelegentowi lub prelegentce dokument wyjaśniający, jak sprawdzić prędkość połączenia, co zrobić, kiedy zostanie przerwane, jak ustalić kadr i co nie powinno się w nim znaleźć, jak umieścić laptop na odpowiedniej wysokości i dlaczego tak istotne jest trzymanie się zasady: jeden slajd - jedna myśl.

Ogólne punktu, które obejmuje instrukcja są następujące:

  • Co obejmuje przygotowanie techniczne
  • Jak przygotować prezentację i wypracować odpowiednią gestykulację w nowym formacie
  • Jak poradzić sobie z niepokojem i stresem
  • Czy i jak ćwiczyć prezentację
  • Co sprawdzić przed webinarem
  • Co dzieje się podczas webinaru i jak go zakończyć
  • Jakie elementy interaktywne mogą być ujęte w prezentacji

Przejdę teraz zwięźle przez wszystkie punkty i proponuję krótkie streszczenie, które w razie potrzeby możesz dostosować do swoich potrzeb. Warto jednak pamiętać, że uniwersalne instrukcje nie istnieją, tak jak nie istnieją idealne kursy publicznego przemawiania. Ale łatwiej pracować nad adaptacją podstawowych punktów, niż pracować nad nimi od początku.

Trening techniczny

  1. Internet. Sprawdź prędkość połączenia (np. tutaj). Każda prędkość powyżej 40 mb/s (upload i download) to prędkość wystarczająca. Przygotuj zapasową opcję połączenia na wszelki wypadek, na przykład za pomocą siedzi mobilnej. Połączenie LAN przez kabel jest bardziej stabilne niż przez wi-fi. Podczas streamingu nie powinno być żadnych dodatkowych obciążeń. Jeśli transmisja została zakłócona w rezultacie spadku prędkości nie panikuj - napisz o tym na czacie alarmowym (prelegenci powinni mieć dostęp do takiego czatu w razie konieczności uzyskania wsparcia technicznego).
  2. Dźwięk. Rekomenduję użycie słuchawek z mikrofonem albo oddzielnego mikrofonu, ale w tym przypadku nie istnieją stałe zasady. Nasze doświadczenie pokazało, że warto za każdym razem przetestować, która opcja jest najlepsza. Czasami mikrofon w laptopie jest lepszy niż ten wbudowany w słuchawki.
  3. Kadr. Kamera powinna znajdować się na poziomie wzroku. Tło powinno być dokładnie sprawdzone, najlepiej sprawdzi się jednolita ściana. Ważne, by dobrać odpowiednie oświetlenie, jeśli webinar odbywa się wieczorem. Kiedy na zewnątrz się ściemnia, ZAWSZE warto sięgnąć po sztuczne światło. Okno za plecami to ZAWSZE zły pomysł.

Podczas testów technicznych ustalcie prawidłową odległość prelegenta lub prelegentki od kamery. Ważne, by twarz w kadrze nie była ucięta i nie była zbyt mała. Prowadzący webinar w żadnym wypadku nie powinni stukać w laptop, przesuwać go i szarpać. Najlepiej po prostu go nie dotykać. Oglądający poradzą sobie nie widząc tego, kto mówi, ale bez dźwięku webinar nie ma sensu.

Przygotowanie prezentacji i praca nad gestykulacją

  1. Publiczność. Ludzie szybko się męczą. Są w stanie skoncentrować się średnio przez nie dłużej niż 45 minut plus Q&A. Bez minimalnej interakcji, oglądający rozpraszają się i przestają słychać. Jasno zdefiniowane bloki tematyczne i interaktywne elementy pomiędzy nimi niemal gwarantują sukces. Jeśli prelegentowi lub prelegentce nie uda się przyciągnąć uwagi publiczności w ciągu pierwszych 5 minut webinaru, ludzie po prostu zamkną streaming.
  2. Prezentacja. Nic się tu nie zmienia: jeden slajd = jedna myśl. Około jedna czwarta publiczności ogląda webinary na urządzeniach mobilnych, więc czcionka powinna być odrobinę większa niż zwykle. Co więcej, tekst powinien kontrastować z tłem i nie być zbyt jaskrawy - to naprawdę irytujące.
  3. Gestykulacja. Podczas webinaru chodzenie jest niewygodne, a sama gestykulacja powinna brać pod uwagę szerokość kadru i pozycję mikrofonu. Głos jest głównym narzędziem.
  4. Ubranie. Zdrowy rozsądek jest najlepszym stylistów. Lepiej nie brać się za prowadzenie webinaru w domowych ciuchach. Małe wzorki i drobne paski nie sprawdzą się w streamingu.

Zwalczanie niepokoju i stresu

To prawdopodobnie najtrudniejsza kwestia i nie istnieje tutaj żadne uniwersalne rozwiązanie. Każdy prelegent albo prelegentka musi radzić sobie w odniesieniu do własnego temperamentu i odporności na stres. Przed webinarem zazwyczaj zaleca się drobną aktywność fizyczną, rozciąganie mięśni, słuchanie muzyki (nieważne, czy klasycznej czy czegoś głośnego i energetycznego), poćwiczenie którejkolwiek z “pozycji siły” oraz ćwiczenia artykulacyjne, w tym lingwołamki. U niektórych działa nawet recytowanie poezji.

Każdy, kto pomaga przygotować się do wystąpienia prelegentów, powinien pokazywać im listę możliwości. Każdy musi przetestować samodzielnie różne opcje, by z czasem dowiedzieć się, co rzeczywiście działa. Spokój i pozytywne nastawienie są kluczowe - wiele zależy od nastroju.

Próby

Istnieją osoby, które w życiu nie zgodzą się na zrobienie próby, choćby technicznej. Trudno radzić sobie z takim nastawieniem, ale warto próbować edukować, dlaczego pewne kroki są niezbędne. Nalegaj na sprawdzenie połączenia, powiedz, dlaczego ci na tym zależy. Sprawdź: prędkość internetu, dźwięk, tło, oświetlenie, płynność prelegenta/prelegentki w przerzucaniu slajdów i przełączaniu się na kodowanie lub inną interaktywną czynność. Jeśli streaming odbędzie się na YouTube, warto pomóc prelegentom stworzyć rytuał taki, jak zestaw zdań przygotowanych wcześniej, po których jest miejsce na oddech i start streamingu. Taki rytuał daje obu stronom poczucie kontroli oraz znak, że każdy wie, co robić. Co przekłada się na nieskazitelny początek, który, co najważniejsze, odbędzie się “w czasie”.

Testy techniczne są także niesamowicie istotne, ponieważ właśnie w ich trakcie staje się jasne, że nie jesteśmy gotowi na prezentację! Czasami od samego początku wszystko się wali: prelegent lub prelegentka się rozłącza, Ubuntu pada, herbata wylewa się na słuchawki, prezentacja nagle się zawiesza podczas zmieniania slajdów albo obrazki źle się wyświetlają. Żaden z tych przypadków nie jest fikcyjny, niektóre z nich były powtarzane przez kilka różnych osób. Czasami lepiej zmienić datę webinaru, by nie musieć go odwoływać, kiedy się już rozpoczął.

Przed webinarem

Dzieje się to, co w przypadku testów. Dla prezentera lub prezenterki zawsze łatwiej jest, kiedy mają pod ręką listę najważniejszych kwestii, aż po szklankę wody. Przypomnij kilka razy o wyłączeniu pop-upów komunikatorów, nie ma nic bardziej krępującego niż losowe wiadomości wyświetlające się pod prezentacją w trakcie jej trwania.

W trakcie webinaru

Każda prezentująca osoba musi mieć jasny zarys webinaru. I, co najważniejsze, powinna wiedzieć, w jaki sposób streaming rozpocznie się i skończy - zapisz więc charakterystyczne zdania, które powinny pojawić się w tych dwóch momentach. Może prelegent/prelegentka nie nauczy się ich na pamięć, ale kiedy przeczyta je kilkakrotnie, będzie w stanie wyrazić własnymi słowami identyczny komunikat.

Zamiast konkluzji

Zamiast klasycznej prezentacji wniosków, powtórzę, że wszystkie wspomniane punkty to po prostu wsparcie. Mam nadzieję, że pomoże każdemu z czytelników stworzyć własne instrukcje, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i kultury organizacji, którą reprezentuje. W każdym przypadku warto pamiętać, że najważniejsze są relacje międzyludzkie. Przemawianie publiczne nierozerwalnie łączy się ze stresem, a zadaniem osoby opiekującej się prelegentami jest wspieranie ich w możliwie najpełniejszym zakresie.

Czy złoty czas webinarów skończy się wraz z restrykcjami narzuconymi przez obecną sytuację? W każdym razie na pewno będzie ich więcej niż wcześniej. Po pierwsze są tańsze do zorganizowania od tradycyjnych wydarzeń i, po drugie, nie obejmują ich właściwie żadne ograniczenia. Potrzebujemy tylko jednego zasobu: prelegentów, którzy mają coś do powiedzenia i potrafią to podeprzeć dobrą prezentacją. Czy warto w tym momencie inwestować w pomoc współpracownikom, dzięki której poczują się pewniej w czasie prezentacji online? Niezaprzeczalnie, to przecież długofalowa inwestycja.