Zawód: analityk. O analizie biznesowej subiektywnie

23 lipca
Milena Stachniuk, Business Analyst, DataArt Poland
Zawód: analityk. O analizie biznesowej subiektywnie
Gdy zaczęłam pisać ten tekst i dyskutowałam o nim z moimi kolegami – programistami, zauważyłam, że podoba im się mój pomysł.

Okazało się, że sami chcieliby się dowiedzieć, czym właściwie zajmuje się analityk, bo nie w każdym projekcie ta rola jest wydzielona. Z jednej strony to profesja, która obecnie rośnie w siłę, z drugiej – nadal jest mało popularna. Wciąż niewiele jest firm, które zdają sobie sprawę z tego, że wsparcie kompetentnego analityka jest w stanie przyspieszyć realizację projektu, zaoszczędzić fundusze oraz wprowadzić jasny i usystematyzowany styl komunikacji, dzięki czemu pracuje się sprawniej i łatwiej.

 

Kim jest analityk biznesowy?

Według BABOK (A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge) analityk biznesowy to „osoba odpowiedzialna za identyfikację potrzeb biznesowych swoich klientów i zainteresowanych stron w celu określenia rozwiązań problemów biznesowych.” Wspiera klienta w osiągnięciu celów biznesowych, a w projekcie często funkcjonuje jako „most” łączący technologię i biznes. Właśnie dlatego kluczowe dla analityka są umiejętności: komunikacji werbalnej i pisemnej, rozwiązywania problemów, logicznego i taktycznego myślenia. Wyjątkowo przydatna w codziennej pracy jest również umiejętność angażowania i podtrzymywania entuzjazmu klienta – przecież to analityk zajmuje się opisywaniem wymagań, które mają być następnie wykorzystywane przez deweloperów do tworzenia rozwiązań.

Zakres obowiązków analityka biznesowego zależy od specyfiki konkretnego projektu. Wynik pracy zespołu technologicznego – aplikacja lub system, ma ostatecznie cieszyć oko klienta. Analityk i akcjonariusze jeszcze przed rozpoczęciem projektu i wyznaczeniem metody działania powinni dokładnie omówić i uzgodnić oczekiwania – to gwarancja pomyślnej i efektywnej współpracy. Jednak ze względu na wewnętrzne (często finansowe) ograniczenia, nie w każdym projekcie można cieszyć się dedykowanym analitykiem, ale w każdym z nich pewne obowiązki muszą zostać wypełnione. Jeśli w stałym zespole projektowym brak jest analityka, ciężar jego obowiązków najczęściej przejmuje Project Manager albo specjalista QA.

 

Analityk potrafi…

Analiza biznesowa od samego początku wydaje się świetnym wyborem: międzynarodowe środowisko, elastyczny czas pracy, wolność i wpływ na kreowanie pionierskich rozwiązań – to wszystko sprawia, że codziennie rano wstajesz z pokładem energii do działania, wypijasz kubek kawy i zaczynasz robić to, co lubisz. Warto jednak zastanowić się nad tym, jakie predyspozycje, cechy i doświadczenie są potrzebne, by wypełniać rolę analityka z pasją. Według mnie, kluczowe są:

1. Zdolność efektywnej komunikacji

Analitycy biznesowi powinni potrafić zręcznie się komunikować. W praktyce oznacza to, że ich rolą jest ułatwianie spotkań roboczych, zadawanie trafnych pytań i aktywne słuchanie odpowiedzi na nie oraz absorbowanie tego, co zostało powiedziane. Nowoczesna komunikacja często odbywa się w środowisku wirtualnym (wideokonferencje, spotkania online) – dostosowanie się do specyficznych form porozumiewania w projektach na początku może wydawać się trudne, ale przy odrobinie silnej woli i chęci zrozumienia rozmówców - jest możliwe. Środowisko wirtualne pozwala analitykowi czerpać przyjemność ze współpracy z ludźmi z różnych zakątków świata, ale co za tym idzie – pracującym według różnych stref czasowych. Niejednokrotnie zdarzało mi się prowadzić rozmowy o 2 czy 3 w nocy, wieczorem na spacerze z psem lub w dzień wolny. Elastyczny czas pracy jest wygodny, ale miewa swoje minusy

2. Umiejętność rozwiązywania problemów

Osoba zajmująca się analizą biznesową musi lubić mierzyć się z problemami, nie istnieją bowiem bezproblemowe projekty. Zaryzykuję nawet stwierdzenie, że każdy projekt jest w rzeczywistości rozwiązaniem problemu. Analityk biznesowy ułatwia zrozumienie tego problemu wszystkim zaangażowanym stronom, proponuje możliwe rozwiązania i określa zakres projektu. Jego zadaniem jest także znalezienie i wskazanie osób, które ułatwią rozwiązanie problemów technicznych, zwłaszcza w trakcie negocjacji angażujących wielu interesariuszy po obu stronach barykady.

3. Krytyczne myślenie i zdolność oceny sytuacji

Analitycy biznesowi są odpowiedzialni za identyfikację możliwych rozwiązań odpowiadających potrzebom i problemom interesariuszy. Powinni nie tylko słuchać potrzeb zainteresowanych stron, ale podchodzić do nich krytycznie i – na przykład za pomocą właściwie dobranych pytań sondujących – dążyć do odkrycia rzeczywistych potrzeb i problemów, a w rezultacie doprowadzić do zrozumienia ich przez wszystkich uczestników dyskusji.

4. Szybkie uczenie się i działanie pod presją czasu

W idealnym świecie trafiasz do projektu na początkowym etapie, znasz wymagania projektowe, tworzysz dokumentację i budujesz relacje z kolegami z zespołu już na starcie. Niestety rzeczywistość często odbiega od ideału. Co robić, kiedy wchodzisz w projekt w połowie tworzenia produktu lub na samym jego końcu? Wtedy może uratować cię zdolność szybkiego uczenia się i logicznego myślenia. Analizuj dostępną dokumentację błyskawicznie, poznaj wymagania i postaraj się być wartością dodaną dla twojego teamu jak najszybciej. W takiej sytuacji trzeba nie tylko zapoznać się z ogromną ilością dokumentów i założeń biznesowych, ale przede wszystkim wiedzieć kogo i o co pytać. Na nic szczegółowa dokumentacja, jeśli nie będziesz mieć odwagi zwrócić się o wsparcie do doświadczonych kolegów.

5. Umiejętność podejmowania decyzji

Mimo, że analityk biznesowy jest jedynie częścią zespołu projektowego i nie on decyduje o finalnym kształcie produktu, umiejętność stanowczego podejmowania – często ryzykownych – decyzji bardzo się przydaje. Jeśli projekt byłby filmem o superbohaterach możnaby zaryzykować stwierdzenie, że analityk biznesowy to Robin wspierający swojego Batmana – Product Ownera. Wiadomo, Robin jest w stanie sam pokonać niewygodnych przeciwników, ale to Batman jest bohaterem, o nim tworzone są filmy i to on ma miliony fanów. W projektach bywa podobnie – analityk wspiera Product Ownera, może zastąpić go w czasie nieobecności, ostatnie słowo nie należy jednak do niego. Analityk biznesowy powinien być na tyle samodzielny, by wiedzieć, jakie decyzje powinny być podjęte, aby dostarczyć produkt, wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za ich podjęcie i jakie kryteria powinny zostać spełnione.

6. Myślenie wizualne i wyobraźnia przestrzenna

Oprócz umiejętności związanych z komunikacją, analityk biznesowy powinien posiadać umiejętność wizualnego myślenia i przekładania uzyskanych informacji na formy graficzne obrazujące procesy biznesowe, prototypy czy profesjonalne makiety. Na szczęście obecnie mamy szeroki dostęp do darmowych i płatnych aplikacji, które – użyte we właściwy sposób – są w stanie wykonać za nas 80% pracy, warto więc być na bieżąco z nowinkami. Moje pierwsze prototypy tworzyłam na luźnych kartkach i w zeszytach, były rysowane markerami. Od tego czasu wiele się zmieniło, choć szczerze mówiąc, nadal zdarza mi się rysować „na kolanie”, jeśli sytuacja na to pozwala. Nie martw się, jeśli nie posiadasz talentu plastycznego – znajdź narzędzia, które pozwolą ci przedstawić myśli w formie wizualnej.

 

Analiza biznesowa a wykształcenie techniczne

W kontekście zawodu analityka często pojawia się także kwestia wykształcenia. Czy każdy analityk bezwzględnie powinien mieć wykształcenie techniczne? Niekoniecznie, choć niewątpliwie ułatwia ono zrozumienie podstawowych zasad działania systemów IT. Wiedza i umiejętności techniczne mogą być także przydatne w momencie wyboru kierunku rozwoju i doskonalenia.

Jak rozpocząć karierę analityka biznesowego? Polskie uczelnie dopiero od niedawna oferują studia magisterskie lub podyplomowe przygotowujące do roli analityka w zakresie zbierania i modelowania danych, tworzenia wizualnych reprezentacji procesów biznesowych czy zbierania wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych. Wielu analityków (w tym ja) zaczynało w nieco inny sposób – praca z klientem lub pierwsza praca w firmie IT. Każdy pracownik helpdesku, konsultant serwisowy czy Project Manager może poczuć, że analiza biznesowa jest kierunkiem dla niego i na własną rękę pogłębiać swoją wiedzę i zdobywać nowe kwalifikacje. 

Spędziłam setki godzin uczestnicząc w weekendowych kursach, nocnych webinarach i wertując pożyczone od kolegów „po przyszłym fachu” książki. Samozaparcie i samokształcenie były moim sposobem na dorównanie doświadczonym analitykom. Wiele firm ma wyznaczone jasno określone ścieżki kariery dla osób, u które chcą i są gotowe rozwijać swój potencjał. Jeśli chcesz być przygotowany i pokierowany przez profesjonalistów, warto rozejrzeć się za takimi możliwościami.

 

Perspektywy rozwoju

Wymienione przeze mnie umiejętności to absolutna podstawa. Po opanowaniu ich i nabyciu doświadczenia warto zastanowić się, w jakim kierunku chcesz zmierzać – zostać przy wymaganiach biznesowych, czy pójść o krok dalej i bliżej przyjrzeć się systemom i ich budowie. Zapotrzebowanie na specjalistów o różnych profilach sprowokowało powstanie nowych stanowisk: analityk systemowy, architekt biznesu, analityka IT czy analityk biznesowo-systemowy. Ostatnie stanowisko można utożsamiać z inżynierem wymagań, czyli osobą łączącą świat biznesu i świat IT. W przeciwieństwie do analityka biznesowego, analityk biznesowo-systemowy dobrze rozumie logikę systemów i zna relacyjne bazy danych, co ułatwia komunikację z programistami.

Analityk biznesowy, przeprowadzając analizę biznesową ma za zadanie odpowiedzieć na 3 podstawowe pytania:

  • CO? (system powinien robić);
  • JAK? (powinna działać dana funkcjonalność);
  • W JAKI SPOSÓB? (system powinien być skonstruowany). 

Jako analityk biznesowy, możesz mieć trudności z odpowiedzią na trzecie pytanie, ale analityk czy architekt systemowy jest już odpowiednią osobą, do której mogą zwracać się programiści. Najważniejsze, by zastanowić się, która ścieżka będzie ci bliższa. Jeśli wiesz, że systemy nie są twoją mocną stroną, ale za to czujesz się swobodnie w komunikacji z klientem i lubisz dreszczyk emocji związany z pozyskiwaniem informacji od strony biznesowej, wspólnym wypracowaniem tego, jak system ma działać i jakie są mocne i słabe strony produktu – twoją drogą zdecydowanie jest analiza biznesowa. Jeśli dodatkowo lubisz wgryzać się w zawiłości systemów, analizować zależności w bazach danych i sprawia ci przyjemność sprawdzanie, jak nowa funkcjonalność wpływa na funkcjonowanie systemu, najprawdopodobniej sprawdzisz się jako inżynier wymagań, czyli analityk biznesowo-systemowy. Bez względu na to, którą ze ścieżek wybierzesz, będziesz w projekcie pełnić rolę analityka Różnica między rolami analityka biznesowego i inżyniera wymagań sprowadza się do poziomu szczegółowości w analizie projektu, a typy zadań, które wykonują są zasadniczo takie same.

 

Analiza biznesowa – moje rady

Wybierając karierę analityka biznesowego, warto przeanalizować kilka czynników, które jednych są w stanie popchnąć do przodu innych - zniechęcić do kontynuowania kariery. Mnie rozpędu dodawało wiele rzeczy. Analitycy to w większości niezwykle otwarte osoby, lubiące podróże, szanujące swój prywatny czas i przestrzeń osobistą. Wchodząc w środowisko analityków, szybko przekonasz się, że do pracy potrzebują tylko wygodnego krzesła, dobrego Wi-Fi i komputera. Dziś działać można wszędzie – w fotelu i przemierzając Europę z plecakiem, a analiza biznesowa daje możliwość dostosowania swojej pracy do życia, nie odwrotnie. Mnie ta praca sprawia przyjemność – to ja decyduję, kiedy i gdzie chcę ją wykonywać. Samodzielna organizacja czasu może być na początku wyzwaniem, ale daje wielką swobodę i możliwość rozwoju.

Analityk biznesowy, pracując zdalnie w międzynarodowych projektach często ma do czynienia z ludźmi z wielu krajów, mówiących wieloma językami i pracującymi w różnych strefach czasowych. Każdy projekt i każde spotkanie daje możliwość poznawania nowych kultur, zdobywania wartościowych znajomości i uczenia się czegoś każdego dnia. To właśnie ludzie i zderzenie różnych perspektyw pozwalają spojrzeć na wymagania biznesowe pod innym kątem i dopasować je do danej grupy użytkowników. Ludzie w zespołach projektowych nie tylko uczą dostrzegania innych rzeczy, ale także motywują do samodoskonalenia – by pracować efektywnie i z coraz większą lekkością.

Żyjemy w świecie, w którym telefon kupiony 3 lata temu jest już przestarzały – ten sam los spotyka techniki modelowania, zbierania wymagań, programy i narzędzia ułatwiające pracę analityka. Nie ma tu więc miejsca na strach przed testowaniem nowości – każdy projekt oferuje nowe wyzwania. Poznając nowy program zazwyczaj wchodzę w tryb paniki – ostrożnie badam nową technikę (wierząc, że chce mnie ona zniszczyć!), by po kilku godzinach się z nią zaprzyjaźnić. Jeśli odnajdujesz się w zmiennym środowisku, analiza biznesowa jest dla ciebie.

Pracując w dużej firmie mam to szczęście, że mogę liczyć na pomoc i wsparcie wielu osób. Z moich obserwacji wynika, że analitycy zazwyczaj chętnie dzielą się wiedzą i doświadczeniem – na koniec dnia wszyscy mamy przecież wspólny cel: dostarczenie wymagań. Jeśli nie boisz się pytać i przyznać się do ewentualnych braków w wiedzy, odnajdziesz się w analizie biznesowej.

Analityk, to osoba, która musi podnosić swoje kwalifikacje cały czas, dużo mówić, naprawdę słuchać i zwyczajnie lubić ludzi. Czy praca przed komputerem z kafejki w Barcelonie będzie ci odpowiadać? To zależy tylko od ciebie. Dla mnie w tej pracy najważniejsza jest wolność podejmowania samodzielnych decyzji i realny wpływ na proces tworzenia rozwiązań technologicznych.

 

Autorka: Milena Stachniuk, Business Analyst, DataArt Poland

Obecnie pracuję w DataArt na stanowisku Business Analyst. Z branżą IT jestem związana od 5 lat, przez 2,5 roku pracowałam w sektorze bankowym. Wyróżnia mnie bogate doświadczenie w zakresie kategoryzacji, specyfikacji i walidacji wymagań biznesowych oraz komunikacji z klientami i użytkownikami końcowymi.

Moją pasją jest poznawanie nowych ludzi i miejsc. Uwielbiam biegać i chodzić po górach, nie tylko polskich. Jestem fanką tatuaży i psią mamą małego puchatego terrorysty – Celiny. Książki Stephena Kinga i kuchnia azjatycka to moje słabości. Plan na ten rok – kurs jaskiniowy!